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税務会計情報

知っておきたい!電子取引保存方法の改正#その3

さてさて…ここまでお付き合いくださり、ありがとうございます。
ご感想としては、いかがでしょうか?

データでもらった請求書等をプリントアウトしておけばいいじゃん!?
なんで来年からダメになるの!?



そういった疑問をお持ちの方も多いと存じます。
私もその一人です……(´;ω;`)

そうはいっても、そうはいってもですよ、残念ながら法律は法律。改正されてしまったので、対応するしかないのです。

本当にごめんなさい。

現状おすすめする法律にのっとった保存方法

費用をかけられるのであれば、専用ソフトを導入して電子取引保存(クラウドなどを使用)に対応できると思います。ですが、そのためだけに費用をかけるのはもったいない!

国税庁もそのようなことに気を使ったのか?専用ソフトを用いない場合の保存方法を提示していますので、ピンポイントでご紹介いたします。

(1)請求書等のデータ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。

例:2022年(令和4年)10月31日に㈱国税商事から受領した110,000円の請求書
  →ファイル名「20221031_㈱国税商事_110,000」

 ※ 保存要件には一定の検索要件が必要となっております。
   その要件とは、
   ・日付、金額、取引先を条件に検索できるか。
   ・日付と金額は範囲を指定して検索できるか。
   ・日付、金額、取引先のうち2以上の項目を組み合わせて検索できるか。
  (要は、税務調査をやりやすくするためだと思われます。)
 
  そのために、面倒ですが日付、取引先、金額を記載したファイル名をつける必要があります。

※ なお、上記(1)の代わりに、索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを検索する方法
  によることも可能です。

  電子帳簿保存法一問一答(電子取引関係)問12参照

(2)取引の相手先、各月など任意のフォルダに格納して保存する。

  ある程度の規則性をもったファイルをつくったら、最終的には

  会社の場合は、決算期ごと
  個人事業者様の場合は、その年の1月1日から12月31日まで

  にくくって、まとめておいたほうがいいですね。


(3)事務処理規程を備える

そもそもなんですが、このデータで受け取ったものはデータで保存の改正の裏にあるのは「改ざん」できるという背景があったようなんです。(そんなことする人いるんだ!?と思いますけれどね)

ですので、この「改ざん」をできなくする要件も必要となります。それは「事務処理規程を作成する」です。

タイムスタンプやそれなりのシステムを導入できればいいのすが、現実的ではないので、

みなさまには「事務処理規程を作成する」方法をおすすめいたします。

言葉は悪いですが「その規程を守っている」という体裁を整える!ということになります。(もちろん、税務署から確認を求められることもあるかもしれません。)

索引簿・事務処理規程サンプル



 

現状までのまとめ

さて、3回にわたり電子取引保存方法の改正について述べましたが、まだまだわからないこと、はっきりしないことが多いと思います。(税理士の間でも、正直混乱しています。)

お客様にこのブログをアナウンスして、個別に質問を受けて、だんだん具体的に精査していきたいと思っております。

これで終わりではなく、引き続き情報提供をして参りますね。
よろしくお願いいたします。

ブログの内容に、もしかしたら誤りや勘違いがあるかもしれません。その際はご容赦ください。(国税庁のHPから引用した部分以外は、念のため個人的見解とさせてください。)

引用の出典は、国税庁HP改正電子帳簿保存法(電子取引関係)電子帳簿保存法一問一答です。

藤枝市の女性税理士事務所 野島由美子税理士事務所(藤枝・島田・焼津・静岡)
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