知っておきたい!電子取引保存方法の改正#その3
さてさて…ここまでお付き合いくださり、ありがとうございます。
ご感想としては、いかがでしょうか?
データでもらった請求書等をプリントアウトしておけばいいじゃん!?
なんで来年からダメになるの!?
そういった疑問をお持ちの方も多いと存じます。
私もその一人です……(´;ω;`)
そうはいっても、そうはいってもですよ、残念ながら法律は法律。改正されてしまったので、対応するしかないのです。
本当にごめんなさい。
現状おすすめする法律にのっとった保存方法
費用をかけられるのであれば、専用ソフトを導入して電子取引保存(クラウドなどを使用)に対応できると思います。ですが、そのためだけに費用をかけるのはもったいない!
国税庁もそのようなことに気を使ったのか?専用ソフトを用いない場合の保存方法を提示していますので、ピンポイントでご紹介いたします。
(1)請求書等のデータ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例:2022年(令和4年)10月31日に㈱国税商事から受領した110,000円の請求書
→ファイル名「20221031_㈱国税商事_110,000」
※ 保存要件には一定の検索要件が必要となっております。
その要件とは、
・日付、金額、取引先を条件に検索できるか。
・日付と金額は範囲を指定して検索できるか。
・日付、金額、取引先のうち2以上の項目を組み合わせて検索できるか。
(要は、税務調査をやりやすくするためだと思われます。)
そのために、面倒ですが日付、取引先、金額を記載したファイル名をつける必要があります。
※ なお、上記(1)の代わりに、索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを検索する方法
によることも可能です。
電子帳簿保存法一問一答(電子取引関係)問12参照
(2)取引の相手先、各月など任意のフォルダに格納して保存する。
ある程度の規則性をもったファイルをつくったら、最終的には
会社の場合は、決算期ごと
個人事業者様の場合は、その年の1月1日から12月31日まで
にくくって、まとめておいたほうがいいですね。
(3)事務処理規程を備える
そもそもなんですが、このデータで受け取ったものはデータで保存の改正の裏にあるのは「改ざん」できるという背景があったようなんです。(そんなことする人いるんだ!?と思いますけれどね)
ですので、この「改ざん」をできなくする要件も必要となります。それは「事務処理規程を作成する」です。
タイムスタンプやそれなりのシステムを導入できればいいのすが、現実的ではないので、
みなさまには「事務処理規程を作成する」方法をおすすめいたします。
言葉は悪いですが「その規程を守っている」という体裁を整える!ということになります。(もちろん、税務署から確認を求められることもあるかもしれません。)

現状までのまとめ
さて、3回にわたり電子取引保存方法の改正について述べましたが、まだまだわからないこと、はっきりしないことが多いと思います。(税理士の間でも、正直混乱しています。)
お客様にこのブログをアナウンスして、個別に質問を受けて、だんだん具体的に精査していきたいと思っております。
これで終わりではなく、引き続き情報提供をして参りますね。
よろしくお願いいたします。
ブログの内容に、もしかしたら誤りや勘違いがあるかもしれません。その際はご容赦ください。(国税庁のHPから引用した部分以外は、念のため個人的見解とさせてください。)
引用の出典は、国税庁HP改正電子帳簿保存法(電子取引関係)電子帳簿保存法一問一答です。
藤枝市の女性税理士事務所 野島由美子税理士事務所(藤枝・島田・焼津・静岡)
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