知っておきたい！電子取引保存方法の改正＃その３

さてさて…ここまでお付き合いくださり、ありがとうございます。
ご感想としては、いかがでしょうか？

データでもらった請求書等をプリントアウトしておけばいいじゃん！？
なんで来年からダメになるの！？

そういった疑問をお持ちの方も多いと存じます。
私もその一人です……(´;ω;｀)

そうはいっても、そうはいってもですよ、残念ながら法律は法律。改正されてしまったので、対応するしかないのです。

本当にごめんなさい。

現状おすすめする法律にのっとった保存方法

費用をかけられるのであれば、専用ソフトを導入して電子取引保存（クラウドなどを使用）に対応できると思います。ですが、そのためだけに費用をかけるのはもったいない！

国税庁もそのようなことに気を使ったのか？専用ソフトを用いない場合の保存方法を提示していますので、ピンポイントでご紹介いたします。

（１）請求書等のデータ（PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。

例：２０２２年（令和４年）１０月３１日に㈱国税商事から受領した１１０，０００円の請求書
　　→ファイル名「20221031_㈱国税商事_110,000」

　※　保存要件には一定の検索要件が必要となっております。
　　　その要件とは、
　　　・日付、金額、取引先を条件に検索できるか。
　　　・日付と金額は範囲を指定して検索できるか。
　　　・日付、金額、取引先のうち２以上の項目を組み合わせて検索できるか。
　　（要は、税務調査をやりやすくするためだと思われます。）
　
　　そのために、面倒ですが日付、取引先、金額を記載したファイル名をつける必要があります。

※　なお、上記（１）の代わりに、索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを検索する方法
　　によることも可能です。

　　電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）問１２参照

（２）取引の相手先、各月など任意のフォルダに格納して保存する。

　　ある程度の規則性をもったファイルをつくったら、最終的には

　　会社の場合は、決算期ごと
　　個人事業者様の場合は、その年の１月１日から１２月３１日まで

　　にくくって、まとめておいたほうがいいですね。

（３）事務処理規程を備える

そもそもなんですが、このデータで受け取ったものはデータで保存の改正の裏にあるのは「改ざん」できるという背景があったようなんです。（そんなことする人いるんだ！？と思いますけれどね）

ですので、この「改ざん」をできなくする要件も必要となります。それは「事務処理規程を作成する」です。

タイムスタンプやそれなりのシステムを導入できればいいのすが、現実的ではないので、

みなさまには「事務処理規程を作成する」方法をおすすめいたします。

言葉は悪いですが「その規程を守っている」という体裁を整える！ということになります。（もちろん、税務署から確認を求められることもあるかもしれません。）